Jak urządzić biurowy open space?

Open space, czyli otwarta przestrzeń do pracy, kojarzy się najczęściej z brakiem prywatności i hałasem powodującym kłopoty z koncentracją uwagi. Właściwie zaprojektowane i urządzone biuro dla wielu osób może być jednak wygodne i ciche. O czym należy pamiętać, urządzając biuro w firmie?

Musi być przestronnie – wymiar pomieszczenia

Tworząc biuro, a zwłaszcza open space, należy pamiętać, aby jego wymiary dostosowane były do wymogów prawnych i zapewniały pracownikom komfort. Na każdą osobę przebywającą w danym pomieszczeniu przypadać powinno co najmniej 13 m3 objętości oraz 2 m2 powierzchni podłogi, która wolna jest od sprzętów biurowych. Wysokość pomieszczenia biurowego powinna być wyższa niż 3 m, aby zapewnić przestrzeń, ale też lepszą wentylację. Istota jest również odległość pomiędzy monitorami na sąsiadujących ze sobą stanowiskach pracowniczych (nie mniejsza niż 0,6 m), a także dystans monitora od osoby siedzącej na stanowisku pracy (co najmniej 0,4 m). Nie wolno zapominać również o przejściach , czyli tzw. ciągach komunikacyjnych między biurkami. Powinny one wynosi co najmniej 0,6 m, gdy porusza się po nim w jednym kierunku, lub 2 m, kiedy przemieszcza się nim w dwie strony.

W grupie raźniej – ustawienie biurek

Jeszcze dekadę temu w biurach dzielonych przez kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt osób ich biurka najczęściej stawiano w rzędzie jedno za drugim. Obecnie coraz większą popularność zdobywają tzw. klastry, a więc stanowiska zespołowe składające się z dwóch lub czterech biurek. Klastrowanie, a więc tworzenie w przestrzeni open space kilku czy kilkunastu klastrów, sprawia, że przestrzeń ta wydaje się przyjaźniejsza. Dzięki temu, że pracownicy siedzą twarzami do siebie, ułatwia również komunikację i tworzenie relacji między członkami zespołu. Urządzając biuro, warto sięgać po gotowe rozwiązania, czyli zintegrowane systemy stanowisk pracowniczych. Zapewniają one odpowiednią ilość miejsca, ergonomiczne warunki pracy oraz – przez zastosowanie przepierze lub przesłon – prywatność oraz zmniejszone natężenie hałasu.

Naturalne lepsze od sztucznego – dobór oświetlenia

Niewystarczająca ilość światła naturalnego w ciągu dnia może przekładać się na zmniejszenie poziomu koncentracji, gorsze samopoczucie oraz niższą wydajność pracowników. Rozwiązaniem, które zwiększy efektywność pracy i zmniejszy liczbę popełnianych błędów, jest wybór biura z dużą liczbą przeszkleń. Jeżeli siedziba firmy dopiero powstaje, warto postawić na szklane ściany od sufitu po podłogę lub nowoczesne okna PVC z wąskim profilem i dużą szybą, a przez to z większym zyskiem światła naturalnego niż standardowo (np. OKNOPLAST Pixel). Co ważne, zawczasu należy pomyśleć też o roletach okiennych, aby światło słoneczne nie padało bezpośrednio na monitory pracowników. W przypadku sztucznego oświetlenia, najlepiej zdecydować się na równomiernie rozmieszczone świetlówki sufitowe oraz lampki biurkowe z żarówkami LED o chłodnej barwie o wartości 4000-5300 Kelwinów. Natężenie oświetlenia w pomieszczeniach, gdzie korzysta się z komputerów, nie powinno być niższe niż 500 luksów.

Ekrany, wykładziny, miękkie tkaniny – ochrona przed hałasem

Tym, co sprawia, że praca w otwartej przestrzeni bywa uciążliwa, jest zbyt duże natężenie hałasu. Na stanowiskach pracy koncepcyjnej, a więc wymagającej skupienia, poziom hałasu tła akustycznego nie powinien przekraczać 45 dB. Jak uzyskać taki wynik? Warto zastosować rozwiązania wygłuszające i pochłaniające dźwięki takie jak: podwieszane sufity, miękkie wykładzin dywanowe, obite gąbką i tapicerowane meble modułowe, np. siedziska. Można zamontować też specjalne separatory do biurek o wysokości co najmniej 1,2 m czy ekrany akustyczne na ściany. Całkowita cisza też nie jest dobrym rozwiązaniem – w takich warunkach prowadzenie swobodnej rozmowy przez telefon bądź omawianie zadań w zespołach może być dla pracowników krępujące. Dla komfortu pracowników, można zamontować elektroniczny system maskowania dźwięku generujący stale szum, który nie oddziałuje negatywnie na pracowników.

Spotkania, praca i relaks – podział przestrzeni biurowej

Open space może być przyjazną przestrzenią, o ile zadba się o jego odpowiedni podział i wdroży w życie koncepcję activity based workplace. Na czym ona polega? Idea ta zakłada takie zaaranżowanie otwartej przestrzeni biurowej, aby była ona przyjazna dla pracownika i odpowiadała na jego potrzeby. W efekcie w biurze tworzy się nie tylko klastry z biurkami zespołów, ale też mniejsze, niewydzielone ścianami nieformalne punkty pracy indywidualnej i spotkań. Samodzielny i elastyczny wybór miejsca przez pracownika spośród stref pracy wspólnej, spotkań formalnych, spotkań nieformalnych czy pracy cichej pozwoli mu bardziej się skupić, ale też zrelaksować, a przez to być bardziej kreatywnym i wydajnym. Istotne, aby w przestrzeni biurowej pojawiły się też elementy pozwalające na odprężenie, np. żywe rośliny, książki, wygodne kanapy czy nawet hamaki, a także np. kącik z ekspresem do kawy.